Quy trình bán hàng
Lưu ý: Trong quá trình vận hành thực tế, tuỳ vào đặc thù từng doanh nghiệp mà có thể tuỳ biến quy trình theo mong muốn.
Chi tiết quy trình bán hàng
1. Báo giá
Đường dẫn: Phân hệ bán hàng/Báo giá
Khi nhận được các yêu cầu báo giá từ khách hàng, bộ phận kinh doanh sẽ lập Báo giá này gửi cho khách hàng và đồng thời theo dõi được tỉ lệ thành công của từng lần báo giá
Các thông tin cần lưu ý
Mã khách hàng
Mã sản phẩm
Giá bán
Doanh số
Ngoài ra, Báo giá còn có tính năng tự động hiển thị giá quy định theo từng đối tượng khách hàng hàng (chi tiết tại đây)
2. Đơn hàng bán
Đường dẫn: Phân hệ bán hàng/Đơn hàng
Sau thao tác Báo giá, nếu thành công bộ phận kinh doanh sẽ lập Đơn hàng bán để ghi nhận việc đặt hàng từ khách hàng
Đơn hàng bán có tính năng duyệt, phục vụ cho thao tác kiểm duyệt đơn hàng bán của các cấp quản lý.
Ngoài ra đơn hàng bán còn có tính năng kiểm tra và xét duyệt các đơn hàng khi rơi vào các tính huống như vượt giới hạn công nợ hoặc hóa đơn quá hạn thanh toán)
Các thông tin cần lưu ý
Mã khách hàng
Mã nhân viên: Chọn mã nhân viên trên từ đơn hàng nếu cần theo dõi doanh thu, doanh số theo từng nhân viên bán hàng
Hạn thanh toán: Thời hạn thanh toán sau khi đã xuất hóa đơn
Mã sản phẩm
Mã kho
Tồn kho
Số lượng
Giá bán
Các tính năng đặc biệt trên Đơn hàng:
Tương tự như Báo giá, Đơn hàng bán cũng có tính năng tự động hiển thị giá bán theo từng đối tượng khách hàng và sản phẩm
Xem tồn kho: Tính năng này sẽ hỗ trợ người dùng có thể kiểm tra sản phẩm hiện đang tồn tại các kho nào trên hệ thống. Từ đó lựa chọn kho xuất hàng phù hợp
Có 2 lựa chọn tồn kho
Tồn kho thực tế: Lấy số tồn từ hệ thống kho thực tế trên phần mềm
Tồn kho an toàn: Là số lượng tồn kho thực tế sau khi đã trừ đi các đơn hàng khác chưa được giao. Thông thường đây sẽ là tồn kho được dùng ở Đơn hàng với ưu điểm đảm bảo lượng hàng còn có thể bán trong kho
Xem lịch sử lý do treo: Khi đơn hàng vi phạm các điều kiện quy định (vượt giới hạn công nợ/hóa đơn quá hạn thanh toán) thì các lý do sẽ được thể hiện chi tiết tại tính năng này
3. Duyệt đơn hàng
Tính năng này chỉ dành riêng cho các người dùng có quyền duyệt các đơn hàng bán
Cách duyệt 1
Khi có đơn hàng mới ở trạng thái Chờ duyệt hệ thống sẽ gửi thông báo đến các người có quyền duyệt
Khi chọn vào thông báo, hệ thống sẽ dẫn đến màn hình duyệt đơn hàng
Tại màn hình này, người dùng có thể Duyệt/Hủy đơn hàng. Trường hợp Hủy phải nhập lý do hủy đơn hàng
Cách duyệt 2
Truy cập theo đường dẫn: Phân hệ bán hàng/Phê duyệt/Duyệt đơn hàng
Tại màn hình này, người dùng có thể duyệt nhiều yêu cầu cùng lúc theo các bước sau
Tick chọn các đơn hàng cần duyệt
Chọn vào biểu tượng tính năng bên góc phải màn hình
Chọn Duyệt nhiều đơn
Người dùng cũng có thể kiểm tra chi tiết đơn hàng bằng cách click vào số đơn từ của từng đơn hàng
4. Lệnh xuất bán hàng
Đường dẫn: Phân hệ bán hàng/Xuất kho/Lệnh xuất
Khi cần xuất hàng giao cho khách hàng, bộ phận bán hàng sẽ làm Lệnh xuất bán để thông báo cho bộ phận kho xuất hàng
5. Phiếu xuất bán hàng
Đường dẫn: Phân hệ bán hàng/Xuất kho/Phiếu xuất
Sau khi Đơn hàng đã được duyệt, Bộ phận Kho sẽ tiến hành lập Phiếu xuất bán hàng để ghi nhận trừ hàng trong kho và giao hàng.
Khi Phiếu xuất bán hàng được lưu ở trạng thái Xuất kho, hệ thống sẽ trừ lượng hàng tương ứng trên hệ thống kho thực tế
6. Phiếu giao hàng
Đường dẫn: Phân hệ bán hàng/Xuất kho/Giao hàng
Sau khi đã có phiếu xuất kho, bộ phận giao hàng sẽ tập các phiếu xuất bán hàng khách hàng chung chuyến đi giao thành 1 phiếu giao hàng
7. Hoá đơn bán hàng
Đường dẫn: Phân hệ Bán hàng/Hoá đơn
Bộ phận kế toán sử dụng chứng từ này để ghi nhận công nợ, doanh thu, thuế và giá vốn và hoạch toán các nghiệp vụ kế toán. Đồng thời xuất hàng ra khỏi kho Sổ sách
Định khoản
Ghi nhận doanh thu bán hàng
Nợ TK 131: Công nợ phải thu khách hàng
Có TK 511: Doanh thu bán hàng theo giá bán chưa có thuế GTGT
Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
Phản ánh giá vốn xuất kho
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Có TK 155/156: Trị giá thực tế của hàng xuất kho bán
Quy trình nhập hàng bán bị trả lại (tại đây)
Last updated
