# Quy trình bán hàng *Lưu ý: Trong quá trình vận hành thực tế, tuỳ vào đặc thù từng doanh nghiệp mà có thể tuỳ biến quy trình theo mong muốn.*

## Chi tiết quy trình bán hàng ### 1. Báo giá Đường dẫn: ***Phân hệ bán hàng/Báo giá*** Khi nhận được các yêu cầu báo giá từ khách hàng, bộ phận kinh doanh sẽ lập Báo giá này gửi cho khách hàng và đồng thời theo dõi được tỉ lệ thành công của từng lần báo giá

Các thông tin cần lưu ý * Mã khách hàng * Mã sản phẩm * Giá bán * Doanh số Ngoài ra, Báo giá còn có tính năng tự động hiển thị giá quy định theo từng đối tượng khách hàng hàng (chi tiết [tại đây](https://help.arito.vn/ban-hang/ban-hang-si/thiet-lap-chinh-sach-gia)) ### 2. Đơn hàng bán Đường dẫn: ***Phân hệ bán hàng/Đơn hàng*** Sau thao tác Báo giá, nếu thành công bộ phận kinh doanh sẽ lập Đơn hàng bán để ghi nhận việc đặt hàng từ khách hàng Đơn hàng bán có tính năng duyệt, phục vụ cho thao tác kiểm duyệt đơn hàng bán của các cấp quản lý. Ngoài ra đơn hàng bán còn có tính năng kiểm tra và xét duyệt các đơn hàng khi rơi vào các tính huống như [vượt giới hạn công nợ](https://help.arito.vn/ban-hang/cong-no-phai-thu/quan-ly-han-muc-cong-no-theo-tung-khach-hang) hoặc [hóa đơn quá hạn thanh toán](https://help.arito.vn/ban-hang/cong-no-phai-thu/quan-ly-hoa-don-qua-han-thanh-toan))

Các thông tin cần lưu ý * Mã khách hàng * Mã nhân viên: Chọn mã nhân viên trên từ đơn hàng nếu cần theo dõi doanh thu, doanh số theo từng nhân viên bán hàng * Hạn thanh toán: Thời hạn thanh toán sau khi đã xuất hóa đơn * Mã sản phẩm * Mã kho * Tồn kho * Số lượng * Giá bán Ngoài hình thức nhập trực tiếp, còn hình thức nhập liệu bằng cách kế thừa dữ liệu từ Báo giá (tham khảo cách kế thừa dữ liệu [tại đây](https://app.gitbook.com/s/uQIjY7kVhyePdTM2Jf1L/tien-ich-khac/tinh-nang-ke-thua-du-lieu)) Các tính năng đặc biệt trên Đơn hàng: * Tương tự như Báo giá, Đơn hàng bán cũng có tính năng tự động hiển thị giá bán theo từng đối tượng khách hàng và sản phẩm * Xem tồn kho: Tính năng này sẽ hỗ trợ người dùng có thể kiểm tra sản phẩm hiện đang tồn tại các kho nào trên hệ thống. Từ đó lựa chọn kho xuất hàng phù hợp * Có 2 lựa chọn tồn kho * Tồn kho thực tế: Lấy số tồn từ hệ thống kho thực tế trên phần mềm * Tồn kho an toàn: Là số lượng tồn kho thực tế sau khi đã trừ đi các đơn hàng khác chưa được giao. Thông thường đây sẽ là tồn kho được dùng ở Đơn hàng với ưu điểm đảm bảo lượng hàng còn có thể bán trong kho * Xem lịch sử lý do treo: Khi đơn hàng vi phạm các điều kiện quy định (vượt giới hạn công nợ/hóa đơn quá hạn thanh toán) thì các lý do sẽ được thể hiện chi tiết tại tính năng này ### 3. Duyệt đơn hàng Tính năng này chỉ dành riêng cho các người dùng có quyền duyệt các đơn hàng bán #### Cách duyệt 1 Khi có đơn hàng mới ở trạng thái **Chờ duyệt** hệ thống sẽ gửi thông báo đến các người có quyền duyệt

Khi chọn vào thông báo, hệ thống sẽ dẫn đến màn hình duyệt đơn hàng

Tại màn hình này, người dùng có thể Duyệt/Hủy đơn hàng. Trường hợp Hủy phải nhập lý do hủy đơn hàng #### Cách duyệt 2 Truy cập theo đường dẫn: ***Phân hệ bán hàng/Phê duyệt/Duyệt đơn hàng***

Tại màn hình này, người dùng có thể duyệt nhiều yêu cầu cùng lúc theo các bước sau 1. Tick chọn các đơn hàng cần duyệt 2. Chọn vào biểu tượng tính năng bên góc phải màn hình 3. Chọn **Duyệt nhiều đơn** Người dùng cũng có thể kiểm tra chi tiết đơn hàng bằng cách click vào số đơn từ của từng đơn hàng ### 4. Lệnh xuất bán hàng Đường dẫn: ***Phân hệ bán hàng/Xuất kho/Lệnh xuất*** Khi cần xuất hàng giao cho khách hàng, bộ phận bán hàng sẽ làm Lệnh xuất bán để thông báo cho bộ phận kho xuất hàng

Ngoài hình thức nhập trực tiếp, còn hình thức nhập liệu bằng cách kế thừa dữ liệu từ Đơn hàng bán (tham khảo cách kế thừa dữ liệu [tại đây](https://app.gitbook.com/s/uQIjY7kVhyePdTM2Jf1L/tien-ich-khac/tinh-nang-ke-thua-du-lieu)) ### 5. Phiếu xuất bán hàng Đường dẫn: ***Phân hệ bán hàng/Xuất kho/Phiếu xuất*** Sau khi Đơn hàng đã được duyệt, Bộ phận Kho sẽ tiến hành lập Phiếu xuất bán hàng để ghi nhận trừ hàng trong kho và giao hàng.

Khi Phiếu xuất bán hàng được lưu ở trạng thái Xuất kho, hệ thống sẽ trừ lượng hàng tương ứng trên hệ thống kho thực tế Ngoài hình thức nhập trực tiếp, còn các hình thức nhập liệu bằng cách kế thừa dữ liệu từ Lệnh xuất bán (tham khảo cách kế thừa dữ liệu [tại đây](https://app.gitbook.com/s/uQIjY7kVhyePdTM2Jf1L/tien-ich-khac/tinh-nang-ke-thua-du-lieu)) ### 6. Phiếu giao hàng Đường dẫn: ***Phân hệ bán hàng/Xuất kho/Giao hàng*** Sau khi đã có phiếu xuất kho, bộ phận giao hàng sẽ tập các phiếu xuất bán hàng khách hàng chung chuyến đi giao thành 1 phiếu giao hàng

Ngoài hình thức nhập trực tiếp, còn các hình thức nhập liệu bằng cách kế thừa dữ liệu từ Phiếu xuất bán hàng (tham khảo cách kế thừa dữ liệu [tại đây](https://app.gitbook.com/s/uQIjY7kVhyePdTM2Jf1L/tien-ich-khac/tinh-nang-ke-thua-du-lieu)) ### 7. Hoá đơn bán hàng Đường dẫn: ***Phân hệ Bán hàng/Hoá đơn*** Bộ phận kế toán sử dụng chứng từ này để ghi nhận công nợ, doanh thu, thuế và giá vốn và hoạch toán các nghiệp vụ kế toán. Đồng thời xuất hàng ra khỏi kho Sổ sách **Định khoản** * Ghi nhận doanh thu bán hàng Nợ TK 131: Công nợ phải thu khách hàng Có TK 511: Doanh thu bán hàng theo giá bán chưa có thuế GTGT Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp * Phản ánh giá vốn xuất kho Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 155/156: Trị giá thực tế của hàng xuất kho bán

Ngoài hình thức nhập trực tiếp, còn các hình thức nhập liệu bằng cách kế thừa dữ liệu Phiếu xuất bán (tham khảo cách kế thừa dữ liệu [tại đây](https://app.gitbook.com/s/uQIjY7kVhyePdTM2Jf1L/tien-ich-khac/tinh-nang-ke-thua-du-lieu)): Quy trình nhập hàng bán bị trả lại ([tại đây](https://help.arito.vn/ban-hang/tien-ich-khac/quy-trinh-nhap-hang-ban-bi-tra-lai)) Quy trình thanh toán ([tại đây](https://app.gitbook.com/s/bydpvJ6g68FMDkXOSzVB/tien-mat/thu-tien/thu-tien-theo-hoa-don))