Cách tạo chứng từ kế toán từ Hoá đơn đầu vào

Tạo chứng từ kế toán (hoá đơn mua hàng trong nước, hoá đơn mua dịch vụ) để hạch toán và ghi sổ; phục vụ cho việc kê khai và lập bảng kê hoá đơn mua vào.

Các mục đích chính của việc tạo chứng từ kế toán từ hoá đơn đầu vào bao gồm:

• Kê khai hoá đơn đầu vào

• Hạch toán kế toán các hoá đơn hợp lệ

Các bước thực hiện

Trường hợp 1: Tạo hoá đơn mua hàng hoá

Bước 1: Chọn phiếu và nhấn Tạo chứng từ, chọn Hoá đơn mua hàng hoá.

Bước 2: Tại màn hình Hoá đơn mua hàng hoá, kiểm tra các thông tin được tạo tự động và thêm các thông tin cần theo dõi.

Một số lưu ý:

• Nếu mã số thuế người bán đã tồn tại trong danh mục nhà cung cấp, chương trình sẽ load tự động các thông tin mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, địa chỉ theo thông tin khai báo trong danh mục nhà cung cấp.

• Nếu mã số thuế người bán chưa tồn tại trong danh mục nhà cung cấp, người dùng cần nhấn vào biểu tượng để thêm mới thông tin nhà cung cấp, xem hướng dẫn thêm mới nhà cung cấp tại đây.

• Nếu tên sản phẩm đã tồn tại trong danh mục vật tư, chương trình sẽ lấy tự động mã vật tư, tên vật tư, đơn vị tính, ... theo thông tin đã khai báo trong danh mục vật tư.

• Nếu tên sản phẩm chưa tồn tại trong danh mục vật tư, người dùng cần nhấn vào biểu tượng để thêm mới thông tin vật tư, xem hướng dẫn thêm mới vật tư tại đây.

Ngoài ra phần mềm còn hỗ trợ tạo nhiều chứng từ cùng 1 lúc giúp người dùng thao tác nhanh hơn tiết kiệm thời gian nhập liệu.

• Tick chọn vào các hoá đơn cần tạo chứng từ, nhấn nút Tạo chứng từ trên thanh công cụ.

• Chọn chứng từ cần tạo, tick chọn vào Hoá đơn mua hàng hoá và nhấn đồng ý.

• Chương trình sẽ hiển thị các chứng từ của các hoá đơn, kiểm tra các thông tin được tạo tự động và thêm các thông tin cần theo dõi.

***Lưu ý khi nhấn lưu phiếu chương trình sẽ lưu từng phiếu, không lưu tất cả để tránh trường hợp các phiếu khác bị thiếu thông tin bắt buộc và không cho phép lưu.

Trường hợp 2: Tạo hoá đơn mua dịch vụ

Bước 1: Chọn phiếu và tạo chứng từ Hoá đơn mua dịch vụ

Bước 2: Tại màn hình Hoá đơn mua dịch vụ, kiểm tra các thông tin được tạo tự động và thêm các thông tin cần theo dõi

Một số lưu ý:

• Nếu tên dịch vụ đã tồn tại trong danh mục dịch vụ, chương trình sẽ lấy tự động mã dịch vụ, tên dịch vụ, đơn vị tính, tài khoản có ... theo thông tin đã khai báo trong danh mục dịch vụ.

• Nếu tên dịch vụ chưa tồn tại trong danh mục dịch vụ, người dùng cần nhấn vào biểu tượng để thêm mới thông tin dịch vụ.

Ngoài ra cũng tương tự với hoá đơn mua hàng hoá phần mềm cũng hỗ trợ tạo nhiều chứng từ cùng 1 lúc.

• Tick chọn vào các hoá đơn muốn tạo chứng từ sau đó nhấn tạo chứng từ trên thanh công cụ, chương trình sẽ bung màn hình chọn chứng từ cần tạo.

• Tick chọn vào Hoá đơn mua dịch vụ

Khác với hoá đơn mua hàng hoá, khi tick chọn vào hoá đơn mua dịch vụ chương trình sẽ cho người dùng chọn thêm điều kiện là “Hạch toán cộng gộp nhiều chi tiết vào 1 dòng”.

Tức là khi hoá đơn có nhiều dòng chi tiết:

• Nếu tick chọn vào nút check này chương trình sẽ tự động gom tất cả các dòng chi tiết này thành 1 dòng và tại đây người dùng có thể sửa lại diễn giải.

• Nếu không tick chọn thì chương trình sẽ tạo chứng từ có đủ các dòng chi tiết như trên hoá đơn.

Kiểm tra và nhập liệu các thông tin bổ sung ở từng phiếu tương tự với hoá đơn mua hàng hoá.