Quy trình theo dõi tỷ giá trên phần mềm

Hướng dẫn theo dõi tỷ giá trên phần mềm.

Hướng dẫn thao tác tính tỷ giá ghi sổ cuối kỳ.

Khai báo hệ thống

Đường dẫn: Hệ thống/ Khai báo tham số

Khai báo tham số tùy chọn: kiểm tra khai báo 3 tham số như hình để phục vụ việc đánh giá chênh lệch tỷ giá.

Khai báo các tham số

Khai báo các mục liên quan đến tỷ giá

Khai báo danh mục ngoại tệ

Đường dẫn: Kế toán/ Danh mục/ Kế toán/ Ngoại tệ

Danh mục này dùng để cập nhật thông tin về mã ngoại tệ, các trường tài khoản liên quan đến chênh lệch tỷ giá và cách đọc tiền.

Khai báo danh mục tỷ giá

Các thông tin cần lưu ý:

• Tk phát sinh cl nợ/ có: là tài khoản tự sinh hạch toán chênh lệch lãi/lỗ khi chứng từ có phát sinh chênh lệch tỷ giá

• Stt: là số thứ tự ưu tiên mã ngoại tệ mặc định khi tạo mới chứng từ

Khai báo, cập nhật danh mục Tỷ giá quy đổi ngoại tệ

Đường dẫn: Kế toán/ Danh mục/ Đối tượng/ Tỷ giá quy đổi ngoại tệ

Danh mục này dùng để khai báo tỷ giá giao dịch liên ngân hàng (hoặc tỷ giá giao dịch của ngân hàng có phát sinh nhiều), tỷ giá khai náo sẽ mặc định lên trường tỷ giá của các chứng từ có phát sinh trong ngày.

Khai báo, cập nhật tỷ giá quy đổi ngoại tệ

Khai báo mã ngoại tệ và chọn phương pháp tính Trung bình ghi sổ tương ứng với tài khoản

Đường dẫn: Kế toán/ Danh mục/ Đối tượng/ Hệ thống tài khoản

Chọn mã tài khoản cần khai báo và nhấn Sửa

Hệ thống tài khoản

Các bước thực hiện

Bước 1: Các xử lý tỷ giá trên chứng từ

Giấy báo nợ (Phiếu chi)

Đường dẫn:

• Kế toán/ Tiền gửi/ Giấy báo nợ

• Kế toán/ Tiền mặt/ Phiếu chi

Loại chứng từ: Loại 1. Chi theo hoá đơn

Dùng trong trường hợp thanh toán đích danh cho hoá đơn công nợ phải trả

Giấy báo nợ

Các thông tin cần lưu ý:

• Thông tin chung: Ngoại tệ/ tỷ giá là ngoại tệ/ tỷ giá của tài khoản có (tài khoản tiền), tỷ giá này sẽ là tỷ giá ghi sổ tạm (Tự động tính theo khai báo tài khoản trong Hệ thống tài khoản).

• Thông tin chi tiết: Ngoại tệ/ tỷ giá là ngoại tệ/ tỷ giá của tài khoán nợ (tài khoản công nợ) chi tiết cho hoá đơn, tỷ giá này sẽ là tỷ giá đích danh tại thời điểm ghi nhận hoá đơn.

• Tab Tỷ giá, tick Sửa tỷ giá ghi sổ hệ thống sẽ mặc định tỷ giá ở thông tin chung sẽ là tỷ giá đích danh của TK tiền và không thay đổi khi chạy tỷ giá cuối kỳ.

Giấy báo nợ

• Sau khi lưu, hệ thống sẽ tự động hạch toán chênh lệch tỷ giá. Bút toán chênh lệch này sẽ thay đổi khi chạy tính tỷ giá cuối kỳ hoặc cố định khi có tick Sửa tỷ giá ghi sổ.

Bút toán hạch toán CLTG

Loại thanh toán: 2. Chi theo đối tượng

Dùng trong trường hợp thanh toán cho đối tượng tài khoản công nợ và nhà cung cấp.

Giấy báo có

Đường dẫn: Kế toán/ Tiền gửi/ Giấy báo có

Giấy báo có

Nút check Tạo chênh lệch tỷ giá ngay:

• Nếu không check: Lúc này hệ thống sẽ hạch toán theo tỷ giá tiền ở trường ngoại tệ. Cuối kỳ chạy tỷ giá ghi sổ, hệ thống sẽ không áp lại tỷ giá đối với tỷ giá ghi sổ ở chi tiết nhưng vẫn sẽ hạch toán sổ cái theo tỷ giá mới và sinh cặp hạch toán chênh lệch tỷ giá.

• Nếu có check: Lúc này hệ thống sẽ sinh bút toán chênh lệch tỷ giá ngay, cuối kỳ chạy lại sẽ áp lại tỷ giá mới và hạch toán lại bút toán chênh lệch. Trường hợp có check Tạo chênh lệch tỷ giá ngay và check thêm Sửa tỷ giá ghi sổ, thì sẽ sinh chênh lệch và cuối kỳ không áp lại khi chạy tỷ giá ghi sổ.

Các chứng từ khác

Ví dụ: Phiếu kế toán: Vẫn có xử lý chênh lệch tỷ giá theo dạng tính cuối tháng, tức là lúc Lưu chứng từ sẽ hạch toán không có chênh lệch, cuối tháng chạy tính tỷ giá thì mới phát sinh chênh lệch nhưng không áp lại tỷ giá trên chứng từ.

Đường dẫn: Tổng hợp/ Nhập liệu/ Phiếu kế toán

Lập phiếu kế toán

Sau khi chạy tính tỷ giá ghi sổ thì sẽ tạo chênh lệch nhưng không áp lại tỷ giá trên phiếu.

Bước 2: Tính tỷ giá ghi sổ cuối tháng

Chức năng này dùng để chạy tính và áp lại tỷ giá cuối tháng, chỉ dùng chức năng khi tỷ giá ghi sổ của tài khoản tiền hoặc công nợ tính theo trung bình tháng, trung bình di động.

Đường dẫn: Kế toán/ Tiền gửi (tiền mặt)/ Nhập liệu/ Tính tỷ giá ghi sổ

Tính tỷ giá ghi sổ