Khai báo quyển chứng từ

Khai báo quyển chứng từ là chức năng giúp người dùng chủ động quy định cấu trúc số chứng từ mặc định trong quá trình nhập liệu.

Thao tác này chỉ cần thực hiện 1 lần khi bắt đầu sử dụng chương trình. Lưu ý: Hệ thống đã tự động tạo 1 số cấu trúc quyển mặc định của các chứng từ thông dụng, người dùng có thể sử dụng luôn hoặc sửa lại nếu có quy tắc đánh số khác.

Hướng dẫn thao tác

Bước 1. Vào danh mục quyển chứng từ theo đường dẫn Hệ thống/ Quản lý chứng từ, màn hình nhập liệu/ Cấu trúc quyển, số chứng từ và nhấn vào Thêm.

Bước 2. Tại màn hình nhập liệu, khai báo các thông tin quyển.

• Mã/ tên quyển: Là mã và tên của quyển chứng từ.

• Số chứng từ mẫu: BH.[YYYY].[MM].[#####], Trong đó YYYY là định dạng năm, MM là định dạng tháng và ##### là số tự nhiên tăng dần.

• Kiểm tra trùng số: Loại kiểm tra trùng số và đánh lại số chứng từ, nếu chọn Theo tháng thì phần mềm sẽ kiểm tra trùng số theo từng tháng và qua tháng sau sẽ nhảy lại số chứng từ bắt đầu lại từ 0.

Bước 3. Tại tab Chứng từ & Người sử dụng, Khai báo mã chứng từ và user được sử dụng quyển, cụ thể:

• Mã ch.từ: Chọn các mã chứng từ sẽ sử dụng cấu trúc quyển đã khai báo.

• Người sử dụng: Nếu để trống sẽ áp dụng cho toàn bộ người sử dụng hoặc nếu khai báo cho từng người sử dụng, khi nhập liệu sẽ chị hiện quyển cho người sử dụng được khai báo.

Trong quá trình nhập liệu, khi số chứng từ không tăng theo thứ tự người dùng có thể vào tab Số hiện tại để kiểm tra theo ngày số hiện tại của quyển đang là bao nhiêu.